天遠商業地產管理系統
 

 ◆天遠商業地產管理平臺的層次結構

天遠商業地產管理平臺是一個全方位的商業地產信息化管理平臺，為產業鏈上的各個環節提供信息管理支持。
作業層：包括公司內部的每個職能部門，面向物業、商戶，辦理各項具體業務。比如物業部，受理商戶的裝修申請，輸入裝修申請表，作出批復，裝修完畢后驗收，歸檔；租務部為商戶辦理租賃手續，簽訂合同，物業狀態由空置變成已租；財務部收取租金、管理費，收款記錄由應繳款變為已繳款，等等。
作業層特點：
1、辦理業務后，數據庫中的相應內容會被更新；
2、每個用戶的權限必須嚴格控制，只能使用職責內的操作功能；
3、每一筆業務的處理系統都會登記操作員，以明確責任；
4、作業層采用“客戶機/服務器”體系架構，保證數據的可靠性、安全性。
　領導層：包括公司的各級領導，如部門經理、總經理、執行董事等等，領導層的用戶一般不處理某筆具體的業務，但是需要經常查看公司的經營狀況，如某筆業務何時發生，辦理進度如何，由于哪個員工跟進；物業的總體出租率，空置率多少，空置商鋪的分布如何，空值率的變化趨勢；本月應收款多少，實收多少，欠費率多少，收入的變化趨勢等等信息，這些信息隨業務的進展由系統動態更新，隨時都可以查看到最新最真實的數據。統計經營成果：將業務數據提煉出經營報告，以直觀形象的報表、圖表展示。
系統更提供了決策支持：總結某一時間段的經營成果指標，結合相應的經營措施，展現發展趨勢，提供經營指導參考性意見。
領導層特點：
1、領導層用戶一般不處理具體業務，不會更新數據庫；
2、各級領導能查看哪些內容可以分別授權；
3、如果是集團公司屬下有多個商業地產項目，集團領導可以在總公司隨時查看各個項目的運作情況；
4、領導層采用“瀏覽器/服務器”體系架構，充分利用互聯網的通訊資源，完全突破地域限制。
 商戶層：包括所有商戶，商戶可以自己通過公司網絡或互聯網查詢公司開放的資料，比如商戶自己所發生的業務情況，費用繳納情況，公司的招商信息，促銷信息等。如果商戶是會員并申請了在公司網上發布商品廣告信息的增值服務，還可以將自己的商品信息上傳到網上發布。
商戶層特點：
1、商戶層用戶只能查看自己與公司之間發生的業務內容，和公司共開的內容，不能查看其他商戶和公司未公開的內部資料；
2、除非是會員商戶上傳商品廣告信息，不會更新數據庫；
3、商戶層采用“瀏覽器/服務器”體系架構，充分利用互聯網的通訊資源，完全突破地域限制。  
公眾層：包括所有社會公眾，主要是消費者和潛在的商戶，通過網絡查看公司發布的資料，如招商信息、商戶信息、商品信息等等，如果是會員，還可以通過留言板或論壇上傳文章，發表意見。
公眾層特點：
1、商戶層用戶只能查看公司共開的內容，不能查看未公開的內部資料；
2、除非是會員用戶上傳文章，不會更新數據庫；
3、商戶層采用“瀏覽器/服務器”體系架構，充分利用互聯網的通訊資源，完全突破地域限制。

◆天遠商業地產管理平臺的業務流程

　　天遠商業地產管理平臺的重心是對各項管理業務的處理，由各個職能部門按規定的流程為客戶辦理各項業務，主要集中在系統的作業層。

Ø　　   天遠商業地產管理平臺業務子系統之：物業管理

物業檔案
物業是現實中公司經營的基礎，物業資料是本系統處理業務的基礎。物業及其相關資料構成系統的物業檔案：包括物業單位、水電表、附屬設施、公共設施、公共設備、
物業資料檔案是記載物業本身的情況，比如商鋪的面積、用途、商鋪內安裝了多少個電表、水表，無論有沒有出租，承租人是誰，商鋪本身的情況是固定的。所以我們要為建立相對獨立的物業檔案。獨立是指物業本身的情況不會隨租賃情況變化，相對是指物業是其他業務的基礎，與其他業務有較強關聯性。

編輯物業
　　物業單位的詳細資料主要包括面積、用途、樓層、業主、租金單價、租金價格、管理費單價、管理費價格等。輸入之后允許編輯調整。

物業裝修
　　裝修是比較常見的業務。經過裝修申請，物業部審批，領導審批，繳納保證金，裝修鑒定，退場，退保證金的流程。

維修管理
　　經過維修申請，責任認定，物業部審批，領導審批，繳納費用的流程。

Ø　　   天遠商業地產管理平臺業務子系統之：招商推廣管理

廣告投放
廣告內容，預期效果，投放媒體，投放力度，投放費用，反饋內容，效果跟蹤。
促銷活動
活動內容，預期效果，活動費用，效果跟蹤。
主題會展活動
會展內容，預期效果，會展費用，參展客商，會展收益，效果跟蹤。

Ø　　   天遠商業地產管理平臺業務子系統之：客戶服務管理

　　 客戶服務至關重要，直接反映了公司的管理水平和企業形象。
客戶資料
　　客戶名稱、電話、地址、電郵、證件、類別、經營范圍、商品資料等；
經營考察
經營規模、營業考勤，重點事件，違章記錄，資信優劣；
服務申請
　　申請廣告，申請維修，申請運輸，申請清潔，申請報安，申請建賬，申請代繳費；
發放通知
繳費通知，續約通知，退租通知，停電通知等；
投訴管理
投訴對象，投訴內容，投訴受理，處理情況，意見反饋。

Ø　　   天遠商業地產管理平臺業務子系統之：租務管理

　　租賃合同是公司與客戶締結的商業契約，是交易成功的證明，是經營成果的直接體現。它將物業、客戶兩大資源結合成一個有機的整體。合同簽訂后，成為公司對客戶發放管理通知、執行管理措施、收取費用等一系列業務處理的依據，是整個業務的中心紐帶。合同退租之后，標志公司與客戶的契約中止，該合同成為歷史合同，其原有資料可查看，但不再對其進行業務處理。

　　從管理上看，合同管理應該具有以下特點：

   內容詳實：合同中的客戶、物業、租期、租金、管理費、保證金等資料必須準確細致；
   處理方便：系統不僅記錄合同的各個要素，還要產生并記錄原始的合同文本，且可以直接打��；不僅記錄合同租金管理費價格，還要記錄具體每期的租金管理費及其遞增；業務處理可以通過客戶、物業等多種方式快速找到想要的合同。
   嚴密安全：對合同及相關資料進行必要的約束，保持系統數據的安全性。合同簽訂后，執行期間發生的所有業務，必須有詳細記錄可查，保證其物業被該客戶獨占而不發生混淆，退租前必須繳清所有費用，退租后物業才可再租。

合同內容

合同簽訂
輸入合同內容中要求的各個項目，系統生成合同文本，每期費用價格表，確認無誤之后保存，即成為一份完整的合同檔案。已簽的合同可以通過查詢顯示合同內容。

合同延期
   合同延期功能是不將合同退租，直接在合同記錄和合同文本中修改合同結束日期，其他內容保持不變。如果實際操作中某些內容，如租金價格、保證金金額需要變化的話，就不適合用延期功能，應該退租后新簽合同。
合同延期修改了租賃結束日期，用戶應該將修改后的合同文本打印出來，與客戶重新簽署，完成確認的手續。

合同過戶
　　1、原合同是否存在欠費，如有欠費禁止過戶；2、將原合同退租，并退回保證金；3、產生一份新合同，以過戶日期作為開始日期，承租方為新客戶，產生新的合同文本；4、產生新的合同費用價格表，從新的租賃日期起計，內容與原合同費用價格表相同；5、以新合同占用原來的物業；6、繳納保證金；7、產生一筆合同過戶手續費。過戶完成后，原合同中止，新合同開始執行，產生的過戶費由新合同繳納。

合同調價
由于市場的發展變化，公司的經營措施經常作一些調整，往往體現在租價的調整。
系統設置了完善的合同調價功能，足以處理任何復雜的調價業務。
篩選出待調價的合同，選擇調價項目和調價方式，輸入要調價的起止月份，對照每筆費用調價前后的金額，確認后即可調價。

合同退租
合同退租即公司和客戶之間的契約終止，租戶撤場，公司收回物業。合同退租有兩個直接效果，一是該合同不再是公司當前的有效合同，變成歷史合同，不再執行任何業務，但其曾經發生的業務內容可查；二是合同占用的物業會釋放出來，可以再次租賃簽訂新的租賃合同。

違約處理
合同只有合同事先作了違約認定，才能作違約合同費用處理。

　　違約合同費用處理可以做以下三種業務：

　　1、  將欠費用保證金沖繳，欠費被沖繳后，即變成為已繳費，不再是欠費；
2、  將欠費沖紅抵消，欠費被沖紅后，即變成為已繳費，不再是欠費；
將保證金余額以違約金名義收取，違約金的收取并不是客戶再繳納現金，而是系統自否則禁止。違約認定之后系統會產生一個違約記錄，可以查詢違約情況或統計報表。

Ø　　   天遠商業地產管理平臺業務子系統之：財務管理

　　公司每月定時向客戶收費，具有費用類別多、筆數多、金額大、收費時間集中的特點。財務部門工作量大強度高，責任重大，要在收費前統計每個合同當月應繳的各項明細費用，整理成繳費通知單送達客戶，客戶按單繳費，再統計收費報表，整理欠費名單和欠費明細追繳欠費。整個過程要求計算準確，收費快捷。
系統對收費業務設計了規范嚴密的流程，讓人清清楚楚，一目了然，而操作又十分方便。

產生應繳費
每條繳費記錄包含合同編號、客戶名稱、所屬物業、所屬月份、金額、是否繳納等屬性。只有產生了繳費記錄才能執行收費業務。
產生記錄的方式為：系統內部產生、定期生成應收基本費、錄入水電費、臨時費。

繳費通知
每月應繳費處理完成之后，將為每個合同生成一份繳費通知單，注明合同編號、物業地址、租戶名稱，列出全部應繳費記錄（包括以往月份的欠費記錄），由公司派發到每個租戶手中，使其作好繳費準備。

繳費中心
所有租戶的應繳費都在繳費中心處繳納，通過物業樹狀圖可以找到已租的物業，系統即列出該客戶的全部應繳費，使用十分簡便。